気づけばいつも「社内の愚痴の言い合い」に…会議の脱線をすんなり「本線」に戻すために冒頭で打っておくべき一手

プロジェクトの進捗確認や新商品のプロモーションなど、会社では実にさまざまな名目で会議が開かれます。ですが、気がつくと本来のテーマから脱線て議論があらぬ方向に進んでしまい、挙げ句の果てには何も決まらなかった……なんてことも多いのではないでしょうか。 そこで本稿では、ビジネス系YouTuber・ハック大学ぺそ氏の著書『あらゆる方法を試してわかった　驚くほど伝わる「説明」の正解』から一部を抜粋・編集する形で、会議の脱線を避け、かつ一度脱線してしまった会議を簡単に本線に戻すための簡単なテクニックを紹介します。

■ビジネスシーンでは無意味な「はい論破！」 　ネットの世界でよく使われている「はい論破！」というあおり文句があります。主に文字で議論している際、相手の決定的な論理ミスをついて、あるいはミスがあるかのような雰囲気作りをした上で放つ、「とどめの一言」です。 　これ、絶対にビジネスの説明の場で使ってはいけません。たとえ、相手に決定的なミスがあったとしても、です。 　そもそも、説明に限らず、ビジネスでのコミュニケーションは、たとえ議論形式であったとしても勝ち負けを決めるようなものではありません。まして、コミュニケーションでマウントを取るような発想は非常に危険です。

　自分の感情をむき出しにしたり、相手の感情を刺激したりすれば、それだけお互いの仕事の効率は落ち、しかけた側の信頼度も大きく下がるでしょう。そんな人と一緒に仕事をしたいと考える人は少ないからです。まず、絶対的な原則として、「感情的になってはいけない」という点は必ず押さえておいてください。 ■「ビジネスには正解がない」という絶対的な原則 　しかし、私たちは人間ですから、説明の場においても、自分の感情が害されたり、相手からあおられたりするケースがないわけではありません。そんなとき、どうすれば感情的にならずに済むでしょうか？　

　まず、絶対的な原則は、「ビジネスには正解がない」ということです。 　違和感を持つ方もいるかもしれません。正解がないなら、自分が上司から「説明が下手だ」と批判されることもないはずですから。しかし、手順や作法に対する批判は、「内容的な正しさ」とは違います。「もっとこう説明すればわかりやすくなる」というヒントやアドバイスを、わざわざ時間をかけて、さまざまな形で示してくれていると受け取りましょう。 　自分の説明力を批判してくれる人は、大切な時間を割いてその事実を教えてくれています。「私の説明を理解できないのは、あなたの理解力が足りないからだ」とは決して思わないこと。

　説明が上手な人は、小学生にもわかりやすく説明することができます。つまり、ある人がその説明で理解できなかったという事実からは、必ず学ぶべき内容があります。批判を糧に、自分の説明力をブラッシュアップしましょう。 　同様に、相手の説明や、自分の説明に対する相手からの反応に決定的な間違いがあったとしても、相手の名誉をおとしめるような指摘や追い込みをしてはいけません。そこからも、「なぜ相手に間違えて認識されたのか」「誤解されやすい表現があったのか」などのヒントが得られるはずです。

　もうひとつ重要な点を述べておきましょう。説明は、自分と、広い意味での「他人」が、ともに仕事をしながら新しい価値を作っていくために使われるツール、という点です。 　互いに説明で感情を害し、「言った・言わない」でもめ、能力を軽蔑し始めたら、価値を作るどころか、自分から壊してしまっているも同然。評価以前の問題です。 　社内でも社外でも、いっしょに仕事をしている人には、それぞれの分担や役回り、得意な分野、不得意な分野、積み重ねてきた経験や知見に違いがあります。そして、違いがあるからこそ分業が成立しているということでもあります。

　正しく説明する力は、その間をつなぎ、互いの強みを共鳴させるための能力です。誇らしげに論破して気持ちよくなるために「説明力」を使うのではなく、説明力を磨き、いろいろな人の力を借りて大きな仕事を成し遂げ、その成果を誇りましょう。 ■話の脱線を防ぐ「シェアの法則」 　とはいえ、いったん説明を始めた後、展開が迷走してしまうというケースは少なくありません。これは、必ずしも説明している側に責任があるわけではなく、説明を受けている側に原因がある場合も考えられます。

　どちらかが説明のテーマを見失ってしまうと、もう一方は強いストレスを感じます。いくら時間をかけて説明しても先に進まなかったり、話が行ったり来たりするために、貴重な時間を非効率に使わされるからです。 　「結局、今、何の話をしているの？」「これ、何のための時間なんだよ……」と思われた時点で、説明としてはすでに失敗しています。まるで目的地も到着時間も見えない旅行のようなもので、友人同士ならまだしも、出張ならば最悪です。

　実はこれ、説明を始める段階で手を打つだけで、かなりの確率で回避できます。そのためには、説明の冒頭で、 　「今日は○○の件について承認をいただくためのご説明をします」 「先ほど××社を訪問したんですが、そのときの様子と今後心配な点についてご相談したいのですが……」 　などと、「これから説明するテーマ」をシェアすること。何の話についてなのか、確認なのか報告なのか相談なのか提案なのか、明確にしておくことです。何も特別なテクニックでもなく、ごく当たり前と思われるかもしれませんが、このたった一言を冒頭に忘れず加えることで、「現在行われている説明のテーマ」が強く共有されます。

　共有されると、双方にメリットがあります。説明する側はもちろん、最初からそのテーマについて話すつもりでいるのですが、しっかり意識していないと、途中から話が変わってしまったり、緊張したり焦ったりして、重要なポイントや着地点を見失ってしまう場合があります。冒頭に宣言するだけで自分自身に強く意識づけられます。 　慣れないあいだは、自分用のメモの一番目立つところに説明のテーマを書いておき、いざという場合はすぐ目で確認できるようにしておくといいでしょう。

■たとえ脱線してもすぐ再確認できる 　説明を受ける側にとっては、最初にテーマが示されれば、あとはそれを説明する材料、理由や根拠、データなどをどう評価しながら聞けばいいか、相手に何を打ち返せばいいのか、頭の中で準備できます。待ち構える形で説明を受けられるわけです。 　また、自分が期待していた説明がなされなかった場合は、一通り説明を聞いた後で「あれについてはどうなの？」と追加質問をすることも簡単です。 　特に、リモートでの打ち合わせでは、対面に比べてお互いの「呼吸」「雰囲気」のようなものが作られにくいため、言葉での共有がいっそう重要になります。